les informations qui doivent figurer sur le formulaire de vote par correspondance

L’article 17-1 AA de la loi du 10 juillet 1965 modifié par l’ordonnance du 30 octobre 2019 a introduit la possibilité de voter par correspondance. Ce formulaire a été défini par l’arrêté du 2 juillet 2020.

Bien que sa conception ait duré plusieurs mois, nécessitant différentes réunions au sein du CNTGI (Conseil National de la Transaction de la Gestion Immobilière), on constate qu’il reste encore de nombreuses difficultés pour exploiter ce document, entrainant un manque d’intelligibilité pour le compléter.

Le principe est dicté par l’arrêté du 2 juillet 2020, en indiquant dans son article premier que le formulaire « peut être adapté et complété sans qu’aucune des mentions du modèle ne puisse être supprimée ».

Un concept à lui tout seul, qu’il faut déjà comprendre d’autant plus que les syndics ont déjà défini leur propre « religion ».

Indiquons les éléments qui doivent être impérativement complétés, sans possibilité d’aménagement.

I. Les éléments obligatoires à renseigner

Plusieurs éléments doivent impérativement être complétés par le syndic sur le formulaire de vote envoyé aux copropriétaires.

Il y a bien entendu les données de base, telles que la date, l’adresse et l’heure à laquelle se tient l’assemblée générale.

Ces informations sont importantes, même dans le cas où l’assemblée générale se tient uniquement par correspondance (mesure exceptionnelle prévue par l’ordonnance du 20 mai 2020 et ce jusqu’au 1er avril 2021).

En effet, c’est à partir de la date arrêtée pour l’assemblée générale que se calcule le délai  des trois jours francs à partir desquels le syndic ne peut plus prendre en compte le formulaire de vote.

D’ailleurs, sur celui-ci il doit indiquer de manière claire la date limite de réception afin d’éviter toute ambiguïté sur le décompte des jours francs.

Enfin sur ce document doit figurer le nom de la personne organisatrice de l’assemblée générale qui doit recevoir les formulaires, ainsi que son adresse postale et son adresse électronique.

Il est intéressant de relever que sur ce formulaire est prévu différentes hypothèses, impliquant qu’en fonction des cas il peut être réceptionné par le syndic, président du conseil syndical, copropriétaire habilité judiciairement…

II. Les éléments qui peuvent être adaptés

Il faut le reconnaitre, les champs figurant sur le formulaire posent problème.

Les pouvoirs publics ont prévu deux colonnes spécifiques qui doivent être remplies par l’organisateur de l’assemblée générale qui est d’une part « L’IDENTIFICATION DE L’OBJET », et d’autre part « LA QUESTION » qui doit ensuite permettre aux copropriétaires de se prononcer soit « pour », « contre » ou « abstention ».

Nombreux s’interrogent sur l’objet de ces deux colonnes.

Pour comprendre la logique des pouvoirs publics, il faut partir du postulat  qu’un thème peut prévoir plusieurs questions et qu’une question peut prévoir plusieurs propositions de résolution.

Prenons un exemple, le vote de la réalisation des travaux implique de se prononcer sur le choix de l’entreprise, les honoraires du syndic, et peut-être même la souscription d’une assurance dommages ouvrage.

Pour faire face à ces votes, les pouvoirs publics ont souhaité que dans un premier temps soit identifié l’objet de la thématique, puis les différentes questions afférentes à traiter.

Si on reprend l’exemple précédent, on peut supposer que sur la colonne identification de l’objet est indiqué : « travaux de ravalement », puis dans les différentes questions distinctes qui traitent du « choix de la société » puis des « honoraires du syndic » et une autre question sur la souscription d’une assurance dommages ouvrage.

Par ailleurs, dans l’hypothèse où dans l’ordre du jour sont présentées plusieurs propositions de contrat, par exemple en matière de mise en concurrence des contrats de syndic.

Sur l’identification de l’objet on retrouvera le libellé de la question : nomination du syndic, puis dans les questions figureront les différentes propositions de contrat.

Bien que ce formulaire soit réglementé, de nombreux syndics s’y affranchissent afin d’éviter de se retrouver avec un document « usine à gaz » qui serait en définitive inexploitable pour le syndic et incompréhensible pour les copropriétaires.

Ceci étant dit, les formulaires tels que conçus par les syndics posent souvent des problèmes de compréhension, entrainant les mêmes effets, voire plus pervers.

À suivre donc de très près.